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涼山州索瑪花公益助學協會財務

管理制度

   

    為規范涼山州索瑪花公益助學協會(以下簡稱“協會”)的財務工作,更好地發揮財務在業務管理活動中的作用,參考《民間非營利組織會計制度》、《企業內部控制規范——基本規范》及其他相關法律法規,結合協會的實際情況,制定本制度。本制度由索瑪花公益助學協會秘書處、財務人員及相關人員討論后共同制定,由理事會審批通過后執行。在符合本制度規定基礎上財務部門可根據實際情況制定相關操作細則。

第一章 貨幣資金管理

一、總則 

  1、為了規范協會對貨幣資金的內部控制,保證貨幣資金的安全,提高貨幣資金的使用效益,制定本規范。

  2、本規范所稱貨幣資金,是指組織所擁有或控制的現金、銀行存款和其他貨幣資金。

二、現金管理

  1、根據組織的現金使用量及從銀行提取現金的頻率,規定現金庫存余額不得超過1000元。超過庫存限額的現金應當及時存入開戶銀行。

  2、應減少現金開支范圍,盡量通過銀行辦理轉賬結算。

  3、取得的現金收入必須及時入賬,不得坐支現金。

  4、借出款項必須執行嚴格的審核批準程序,嚴禁擅自挪用、借出貨幣資金。

  5、出納于每月末對現金進行盤點,由會計負責監盤,編制《現金盤點表》。確保現金賬面余額與實際庫存相符。發現不符,及時查明原因,做出處理。

三、銀行存款管理 

  1、主要業務活動的財務收支應盡量用銀行支付的業務。

  2、 若月末銀行對賬單與銀行賬面金額存在差異,由出納負責編制《銀行調節表》,會計負責審核。

四、票據及有關印章的管理

  1、對銀行預留印鑒實行嚴格的管理,不得由一個人保管支付款項所需的全部印章。

  2、采用支票付款方式的,支票簿和財務專用章由出納保管,人名章由組織領導人或其授權人保管。

  3、采用臨時銀行存折或者銀行卡付款方式的,密碼由出納保管,存折或卡由組織領導人或其授權人保管。

第二章 收入管理

一、總則 

  1、為了規范對收入的內部控制,保證收入及時、準確、完整的入賬,制定本規范。

  2、本規范所指的收入包括捐贈收入、會費收入、提供服務收入、政府補助收入、投資收益、商品銷售收入等主要業務活動收入和其他收入等。

二、收入類型 

  目前收入主要包括:捐贈收入和義賣。根據付款方對資金使用上的限制,收入被劃分為限定性收入和非限定性收入。

三、收入管理

  1、一對一助學款、其他各類項目款,通過協會網站平臺發布的項目、捐助人直接認捐的款項,接受協會公布的資金用途和雙方權利義務等條款約束,財務部門應根據協會公布的資金用途等信息要求進行核算。

  2、通過協會地面活動捐贈的收入,應接受協會秘書處活動公告條款規定的資金用途和雙方權利義務條款約束,財務部門根據活動公告有關條款進行核算。為避免在資金使用上產生糾紛,秘書處公告應在活動現場進行張貼公示。

  3、接受大額捐贈收入,應由經協會授權的志愿者與捐贈人簽訂捐贈協議,財務部門根據協議相關條款進行核算。

  4、因捐贈項目情況發生變化、項目結束有結余資金等原因發生限定性收入需要進行科目調整的,應事先征得捐助人同意并保留原始記錄或簽訂補充協議。非限定性收入進行科目調整必須說明原因并經審批人審批同意。

  5、未經協會授權的志愿者不準接收捐贈款項。應捐助人要求代辦小額一對一助學匯款手續,必須與捐助人說明代辦性質并應事先告知協會出納。除此之外接收捐贈款項必須由協會指派志愿者接收。特別是通過地面活動公開接收捐贈的,協會盡量委派異地志愿者擔任活動財務志愿者,活動財務志愿者直接由協會秘書處領導。

  6、捐贈收入原則上應全額確認收入,籌資活動中發生的籌資費用應辦理相關審批手續或借款手續。因各地活動過程中發生籌資費用金額較大,志愿者無法代墊的,可歸集原始憑證后當場辦理請款手續,由活動財務志愿者口頭請示審批人同意后從活動收入中報支。

四、收款流程

  1、無論是通過銀行還是現金方式,在收到款項后,出納應及時開具收據給付款人。

  2、各地開展活動收到捐贈款項,由協會委派財務志愿者負責收款,收到款項必須出具收據給付款人,活動結束應及時繳入協會指定賬戶。

  3、收據一式三聯,包括付款人聯、記賬聯、存根聯。

  4、收據連續編號,按順序使用。寫錯的收據,應注明“作廢”,不得撕下。

  5、收據包括以下重要信息:是否限定、收入性質、金額、付款人信息、收款人簽字、加蓋財務章。如果是現金收款,需付款人簽字。收據信息應當填寫準確、完整。

  6、會計于每月末審核收據的使用情況。

第三章 支出管理

一、總則

  1、為了規范組織對支出的內部控制,保證支出的有效、及時、準確,制定本規范。

  2、本規范將包括如下內容:支出類型、報銷標準、票據規范和支出申請審批流程等。

二、支出類型 

  日常支出按支出性質分類主要分為固定資產及辦公用品采購、工資及辦公室固定支出、手機費、出差綜合補貼、市外交通費、市外住宿費、業務招待費、其他日常支出等等。

三、報銷標準 

  1、固定資產及辦公用品采購。初次采購,應貨比三家后,挑選出最佳供應商。與最佳供應商建立長期的合作關系之后,可省去貨比三家。采購前應事先征求審批人的口頭同意,或者申請借款。

  2、工資及辦公室固定支出。目前暫不需要支出。

  3、手機費補貼。目前暫不報銷,以后制定相關報銷制度后執行。

  4、市外交通費。因公出差,應盡量乘坐火車或者價格相近的打折機票經濟艙。如果不在火車上過夜,則乘坐硬座;如果在火車上過夜,則乘坐硬臥。原則上因公出差不得乘坐飛機,如因緊急情況需要乘坐飛機的,可申請乘坐飛機經濟艙,請在票后注明“原因”。因公出差,應事先通過電子郵件征得審批人同意。如超標準乘坐交通工具的,超標準部分由志愿者或工作人員自己負擔。

  5、市外住宿費。因公出差住宿,應本著節約從簡的原則,以住青年旅舍和快捷酒店為主,住宿費報銷一律不得超過150元/房/天。報銷住宿費時按限額標準內據實報銷、超額自負的原則。

  6、出差綜合補貼。因公出差,享受30元/天的出差綜合補貼。綜合補貼包含了出差餐補、市內交通補貼等零星費用。

  7、業務招待費。在索瑪花工作對外接觸中,招待外部人員包括政府人員、捐贈人、合作方等,應本著必須、從簡、合理的原則,招待標準不超過50元/人/次。請在票后注明“何事,幾人”。招待外部人員前因事先征得審批人同意。

  8、其他費用。除上述常規支出外,還有一些其他的費用支出,費用發生前都應先征得審批人同意,其他一些例如服務費、制作費等等。這些支出需參照“項目預算”進行審批。

四、支出申請審批流程 

  申請人需真實、準確、完整的填寫支出申請單信息。如果是“工資及辦公室固定支出”,經審批人首次審批之后,每次支出,只需由會計審核,出納復核后付款;如果是在“報銷標準”和“項目預算”之內的支出,由會長審批,會計審核,出納復核后付款;如果是因特殊情況超出報銷標準的,或者超出項目預算的,或者上述規定之外的非常規支出,由理事會討論后審批,會計審核,出納復核后付款。

五、票據規范 

  一般情況下,申請人須提供正規的發票。如果申請人實在無法取得發票,應取得由收款方簽字或蓋章的收據并附相同性質的其他正規發票作為替票。相同性質的發票是指,如果申請人報銷的是辦公用品,只能取得辦公用品的收據,那么就需要同時附上一張辦公用品的其他發票作為替票,而不能附上一張餐票作為替票。這樣做的目的,一是為了規避稅務風險,二是為了保證財務核算與實際經濟業務相符。

  支出類型包括:

  GC——固定資產采購 BP——辦公用品采購 GZ——工資性支出 BS——辦公室固定支出 CZ——出差綜合補貼 SJ—— 手機費補貼 ZD——業務招待費 WJ——市外交通費 WZ——市外住宿費 QT——其他費用

第四章 項目核算 

一、總則 

  為了輔助項目管理,為其提供財務數據方面的支持,財務按照項目進行輔助核算。為了規范組織對項目核算的內部控制,制定本規范。

二、項目及費用科目的制定 

  財務人員應當在與項目部充分溝通之后,制定《業務活動表》中報表科目項下的二級項目子科目及三級費用子科目。科目的制定應考慮到以下因素:

  1、組織自身的業務發展

  2、管理層對財務數據的要求

  3、捐贈方對財務數據的要求

  4、與預算的銜接

第五章 預算管理

一、總則 

  1、預算管理包括前期預算的編制、中期預算的控制及調整、后期預算與實際的差異分析并為下一次預算的制定提供寶貴經驗。為了規范對預算管理的內部控制,制定本規范。

  2、本規范所指的預算包括兩種,一種是組織整體年度預算、一種是項目預算。

二、前期預算的編制 

  1、年度預算的編制

  每年2月之前編制完成組織整體本年的《年度預算》。《年度預算》的編制分為兩部分,一部分是組織經常性支出,例如全體人員的辦公費等日常必須的支出,由財務部提供;另一部分是直接項目支出,這部分由各項目負責人和各部門負責人提供。此外,還包括預計的收款金額和進度,這部分由籌款人或者捐贈方提供。經財務部匯總并最終編制完成《年度預算》。

  2、項目預算的編制

  《項目預算》的編制也分為兩部分,一部分是直接項目支出,這部分由項目負責人提供;另一部分為間接項目支出,例如房租等,這部分由財務人員提供。此外,還包括預計的收款金額和進度,這部分由籌款人或者捐贈方提供。經財務部匯總并最終編制完成《項目預算》。

三、中期預算的控制及調整

  預算的控制有兩層,一層是報表層面的控制,包括組織整體的《業務活動表》與《年度預算》的對比、及《項目核算表》與《項目預算》的對比;另一層是報銷層面的控制,通過《支出申請單》實現。財務部應針對預算實施過程中發生的大額偏差與領導人及項目負責人及時地溝通,進行項目上或者財務上的調整。

四、后期的實際與預算差異分析

  1、年度決算與預算差異分析

  財務部于每年2月之前完成上年的年度決算與預算差異分析,并為今后年度預算的制定提出建設性的建議。

  2、項目決算與預算差異分析

  財務部于項目結束后一個月之內完成項目決算與預算差異分析,并為今后項目預算的制定提出建設性的建議。項目決算報告及差異分析的完成時間可適捐贈方的要求進行調整。

第六章 財務報告編制

一、總則

  1、為了規范組織的財務報告編制,保證組織的經營狀況能夠通過財務報告及時、準確、完整地反映,制定本規范。

  2、本規范所指的財務報告指資產負債表、業務活動表、現金流量表及報表附注。

二、會計制度

  按照《民間非營利組織會計制度》編制財務報表。

三、會計年度

  組織的會計年度為每年1 月1 日至12月31日。

四、結賬日

  財務的結賬日為每月最后一天。

五、報告提交日 

  1、整體的財務報告。財務部于每月10號之前提交上月的財務報告。每年1月底之前提交上年的財務報告。

  2、項目財務報告。財務部于項目結束后一個月之內完成項目財務報告。項目財務報告的提交時間可適捐贈方的要求進行調整。

 附:財務崗位設置及職責

 一、總則 

   為了明確職責,促使財務工作在協作中順利完成,制定本規范。

二、協會會長職責 

  1、審閱《財務管理制度》并推動執行;

  2、審閱《財務報告》和《預算》,就問題與相關方溝通;

  3、與財務部長溝通其對財務的要求。

三、財務部長職責 

  1、起草并修訂《財務管理制度》;

  2、設計《財務報告》和《預算》的內容框架;審閱《財務報告》及《預算》并上報給管理層、捐贈方、項目人員及相關政府機構和部門;

  3、與上述相關方溝通他們對財務的要求;

  4、了解組織的經營狀況,參與組織的管理決策,并根據財務信息提供建設性的意見;

  5、掌握國家與財務有關的各項政策法規,并與管理層、財務人員及相關人分享。

  6、負責組織各地區活動過程中財務監督員的組織和委派。

四、會計職責 

  1、必須嚴格遵守財經紀律,執行會計法及協會制定的各項財務規章制度。   2、正確區分限定性收入與非限定性收入,嚴格業務活動成本、管理費用(間接費用)和籌資費用(直接費用)的核算,根據各部門要求及時、準確核算到位。正確反映出每個核算單位的收支余情況。

  3、協助各部門應收、應付款項的清理催收工作。

  4、根據協會各部門的要求,及時、準確提供有關數據資料及報表。

  5、定期對辦公設備、宣傳用設備、現金、銀行存款等清查核對,做到帳帳、帳物、帳款相符,發現問題及時向協會主管領導匯報。

6、按時做好總帳、分類帳、輔助項目帳、各項報表工作。    

7、根據各業務部門的年度工作情況和收支計劃,匯集編制協會年度收支預算草案。

  8、積極參與財務收支分析和財務管理決策;

    9、負責會計憑證,帳冊憑證的保管及會計檔案歸檔工作。

五、出納職責 

  1、嚴格執行財務管理制度和銀行結算制度。

  2、按序時記好《現金日記帳》、《銀行存款日記帳》。

  3、庫存現金不超限額,保證現金的安全與完整。

  4、發現長余或短缺現金要及時匯報,及時查明原因,按規定的手續核銷;銀行對帳單與單位銀行存款日記帳不一致時,要及時核對,查找原因,并編制銀行余額調節表,待下月調整入帳。

5、做好協會的收入對帳和定向捐款的專項核算工作,核對項目,核準金額,不出差錯。

6、支出憑證做到簽字齊全、手續完備。內容真實。 

7、加強票據、銀行空白憑證、銀行印鑒的管理,認真做好票據的購領、使用和繳銷手續。  

8、協助主辦會計做好有關的財務工作,接受主辦會計的指導和監督。   

9、認真負責做好日常的出納結報工作,月底做好出納結報單,連同有關憑證,及時送交主辦做帳。

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